Эффективное планирование недели
Вопрос, никогда не теряющий актуальность «Как все успевать?». Более того, с ускоряющимся ритмом современной жизни делового человека, этот вопрос все острее встает перед нами, и хочется действенных рекомендаций. Перед вами именно такие, от кухни «Келевро».
Первые шаги
Подойти к вопросу о распределении времени можно по-разному. Попробуйте для начала взять лист бумаги и выписать все свои повседневные дела. Начните с больших тем для удобства. Например, разделите день на:
- до работы;
- работа;
- после работы.
Получается, мы говорим сейчас о рабочих днях. Обозначьте время подъема, время выезда, время работы, ее окончания, приезда домой и так вплоть до отхода ко сну. Таким образом мы получаем каркас дня. Посмотрите на результат своего написания, и к вам сами собой придут детали.
Теперь мы можем наполнить графу до работы подпунктами – сколько времени нужно на сборы, на спортивные упражнения, завтрак, прогулку. Распишите последовательность своих действий. Переходим к рабочему времени. Можно разделить его стандартно – время до обеда и после. Это простейшее деление, предваряющее более детальное. Далее, расписываем время после работы.
Разобравшись со всем вышеперечисленным, попробуйте расписать выходные. Что вы будете делать в ближайшие? Разбивайте день на самые большие отрезки, а потом идите к деталям. Кому-то, возможно, будет удобнее поступить наоборот – припомнить пару дел на выходных, установить их временной отрезок, а уже от них выстроить все остальное время.
Второй этап
Кстати, на первые шаги мы отводим не более минут тридцати. Кому-то для этого понадобится минут десять. Другим читателям предложенная методика покажется и вовсе излишней, и они сразу перейдут к детальному расписыванию каждого дня. Здесь главным делением, скорее всего, будет работа. Для дел на работе понадобится отдельный список, а для всего, что вне нее – другой.
Дела на работе
Вид данного списка будет сильно зависеть от того, чем вы занимаетесь, какова ваша профессиональная деятельность. Перечислите по часам, какие перед вами стоят задачи/время их выполнения. Поминая заповеди японской системы Кайдзен, мы рекомендуем вам отдельно расписать, с какими сотрудниками связаны ваши повседневные задачи, и определить, все ли ваши дела действительно необходимо выполнять именно вам. Данная система рекомендует освободить себя от деятельности, которую вы выполняете просто потому, что так получается. Это частая ситуация, когда менеджер по продажам занимается еще и бухгалтерией, копирайтер занимается поиском и обработкой картинок. Для повышения эффективности себя как профессионала, необходимо выявить такие «подзадачи» и постараться объяснить начальству, что для их выполнения необходимы другие сотрудники.
Итак, запись может получиться с делами, привязанными ко времени или просто с делами, которые необходимо сделать за рабочий день. Если пока получилось только первое, стоит разграничить день на отрезки, в которых один будет отведен на повседневные задачи, другой на текущие и третий на срочные и внезапные. Для лучшего понимания, какие задачи вписывать в эти блоки – создайте список приоритетов. Определите весь объем уже своих задач, без дел, которые не положено выполнять вам, и постарай犀利士
тесь раскидать их по важности и сложности. Подумайте, на какие у вас уходит много времени, какие можно отложить в случае чего. Наверняка в организации существуют какие-то нормы дневной выработки для вашей профессии – не забывайте соотносить с ними свои записи.
Восточная мудрость также рекомендует, в рамках повышения собственной ежедневной эффективности, навести порядок на рабочем месте, определить для каждой вещи постоянное место. После работы место должно быть прибрано, все вещи должны лежать на своих, выбранных вами, местах. Это позволит начать новый трудовой день с дела, а не с уборки, поисков и рассеяности.
Свободное время
Итак, мы расписали рабочий день, определив: задачи, их приоритетность, время на их выполнение. Теперь можно разобраться с утренним временем, а также вечерним. Продолжая линию Кайдзен, можно добавить, что вам стоит стремиться к некой стандартизации – расписывайте рабочие задачи и промежутки времени на их выполнение равномерно. Одна и та же задача должна укладываться в одно и то же время. Одни и те же полезные и необходимые действия необходимо совершать одинаково, а не каждый раз по-разному. Таким образом вы дисциплинируете себя, видите границы своего времени и повышаете продуктивность.
Свободное время также состоит из повседневных задач – магазин, спорт, йога, встреча с друзьями, кино и многое другое. Личное время тратится более абстрактно, но те дела, которые повторяются периодически также стоит занести в ежедневник, определить их временные рамки и стараться не выбиваться из заведенного графика.
Что вы получаете
Кажется, что составление подобного учета ежедневных дел и обязанностей – целое дело на много часов, но это не так. Главное – начать. Не обязательно записать все сразу, сразу создать идеальный план своей повседневной деятельности. Можете вписывать туда все постепенно, по мере понимания, по мере сил. У многих получится составить предварительный план минут за тридцать, но главное – это, для чего мы планируем день. Мы планируем его для собственного лучшего понимания, что и как мы успеем, где л犀利士
учше ускориться, что лучше отложить, перенести. А еще, важно следовать своим записям. Никто не говорит, что креативность и внезапность отпадает – жизнь непредсказуема, всегда можно отойти от плана. Главное, чтобы он был сам по себе.
Желаем вам успехов в составлении собственного планирования. Все начнет получаться гораздо качественнее и быстрее, а главное – будет энергия на другую деятельность, день не будет казаться бесформенным и бескрайним. Ждем комментарии, репосты. До скорого. Удачной рабочей недели.